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Digitalización de Facturas con Certificado Electrónico.

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La digitalización certificada es un proceso que permite la conversión de documentos en papel a formato electrónico siguiendo la normativa dictada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria dictada en la Orden Ministerial Orden Ministerial EHA/962/2007.

A través de nuestro software EXPERT SCAN® con certificación nº F8FE0935B3B24304 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), se procede a digitalizar las facturas, permitiendo prescindir de los documentos originales en papel y hacer una destrucción confidencial de los documentos.

Para el proceso de digitalización certificada es necesario un escáner, el software EXPERT SCAN® y su firma electrónica que es utilizada por el software para dar fe de la integridad del proceso.

El proceso garantiza que las imágenes son fieles a los documentos originales y que en la generación de las mismas no existe ninguna intervención por parte del usuario.

Proceso de firma y custodia facturación electrónica

El proceso aplicado por EXPERT SCAN® es el siguiente:

1	Las facturas recibidas son digitalizadas por un escáner y se convierten a imágenes sin perder resolución
2	EXPERT SCAN® certifica la imagen mediante una firma electrónica.
3	EXPERT SCAN® procede a realizar la extracción de datos mediante tecnología OCR y utilizando diferentes técnicas (Código de Barras y Web Services).
4	Las facturas se conservan en un repositorio local en formato electrónico con plena validez fiscal y si lo desea pueden ser replicadas y custodiadas en nuestro plataforma web para su explotación posterior con amplias funcionalidades.
5	Al finalizar este proceso, las facturas pueden proceder a ser destruidas.
6	Al cierre de cada periodo de liquidación, procederá a la firma de la base de datos.

Beneficios adicionales:

La digitalización de los documentos, no solo facturas, suponen un ahorro importante de costes, en la manipulación, archivado y recuperación de documentos.

EXPERT SCAN® le permite integrarse automáticamente con EXPERT XRM®, sistema integral de información o cualquier otro ERP que utilice, permitiendo evitar dobles introducciones de datos.

Si desea un proceso de validación de facturas, podrá definir los workflows asociados a los tags recogidos en el proceso de digitalización a través del OCR u otras técnicas, utilizando nuestro producto EXPERT BPM®.

La integración de EXPERT SCAN® con EXPERT BPM® le permitirá disponer de un potente gestor documental y extender la oficina sin papeles en toda la organización.

Servicio Custodia

Los documentos escaneados pueden sincronizarse con el servicio de custodia de nuestro DATACENTER de alta seguridad para su posterior utilización a través de un navegador web.

Características más significativas:

- Explorador del repositorio de facturas a través de interface web.
- Previsualización de las facturas desde el mismo explorador.
- Buscador rápido de facturas y buscador de facturas altamente parametrizable (búsqueda avanzada).
- Metadatos asociados al documento físico de la factura: palabras clave, descripción...
- Gestor de documentos adjuntos al documento físico de la factura: albaranes, catálogos...
- Servicio de notificación y notas adjuntas a cada factura.
- Control de permisos dentro de cada perfil de usuario. Creación de perfiles de administrador, clientes, auditores...
- Mantenimientos de entidades de empresas, centros, clientes, proveedores y usuarios.
- Motor de accesos externos/públicos a cada documento de factura con registro de accesos y control de caducidad.
- Panel de control de configuración de parámetros de la aplicación para cada usuario.
- Firma y validación para cada factura.
- Workflow asociado al documento de factura con informe de todos las acciones que afectan al documento.
- Motores de inserción de facturas: desde documentos XML y desde documentos PDF.
- Integración de la inserción de facturas con el resto de herramientas EXPERT XRM®.
- Motor de creación de facturas desde cero.
- Total compatibilidad con lotes de facturas así como con diferentes formatos FacturaE.
- API de acceso externo a la aplicación de custodia implementada como servicios web RESTful.

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